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Office365-2013

Spenta ha desarrollado e implementado Documenta, un sistema de gestión documental para el departamento jurídico de Redexis Gas.

Arquitectura

El sistema está basado en la plataforma SharePoint Online para Office 365, contando la solución final tan solo con un 20% de personalización mediante desarrollo, basando el resto en funcionalidad estándar del producto.

Las principales ventajas de utilizar una plataforma como SharePoint Online, frente al desarrollo de una aplicación a medida, se centran en varios aspectos:

  1. Rapidez de implementación. Partimos de una plataforma que nos ofrece de salida un porcentaje muy alto de una solución de este tipo, simplemente hay que configurar la plataforma.
  2. Funcionalidad existente. Partimos de características muy potentes pero que serían tremendamente costosas de desarrollar a medida como por ejemplo la indexación y búsqueda de documentos, su versionado, la implementación de flujos de trabajo o el co-authoring entre muchas otras, además de un amplio catálogo de Apps y WebParts desarrollador por terceros.
  3. Flexibilidad. Una vez implementada la solución resulta muy sencillo efectuar cambios tales como añadir o eliminar campos y entidades, modificar un listado o cambiar la visualización de un informe, permitiendo un ahorro importante de tiempo y costes de mantenimiento.
  4. Coste. Además del bajo coste de propiedad debido a la flexibilidad de la plataforma, es importante también el ahorro generado por el reducido precio de las licencias por suscripción de la plataforma Office 365.

 

Solución

Al contrario que otras soluciones a medida del mercado que cubren principalmente la gestión de pleitos, gracias a la colaboración y a la definición del producto por parte de Redexis Gas, la solución desarrollada da respuesta a la totalidad de necesidades planteadas por un departamento jurídico, desde gestión de escrituras hasta contratos pasando por pleitos o relaciones institucionales entre otras.

Caben destacar las siguientes novedades en una solución de estas características:

  • Generador de informes personalizables por el usuario.
  • Centro de búsquedas con refinadores específicos.
  • Catalogación automática de documentos mediante metadatos.
  • Control del estado de expedientes, permitiendo en el futuro la implementación de flujos de trabajo.
  • Calendario sincronizado con Outlook presente en juntas de accionistas, consejos de administración o pleitos.

Una de las claves que han permitido una rápida asimilación por el usuario ha sido el posterior estudio de diseño y usabilidad llevado a cabo por parte del departamento de User Experience de Spenta.

 

Gestión del proyecto

El proyecto, llevado a cabo en pocos meses, se ha gestionado mediante metodología ágil lo que ha permitido ir evolucionando la solución a través de pequeños ciclos de análisis, desarrollo e implementación, facilitando de esta manera que el usuario fuese redefiniendo necesidades o descubriendo otras nuevas sin tener que pasar por traumáticos y costosos procesos de gestión de cambios.

 

Comentarios del cliente

 “Los procesos de gestión documental son una pieza clave en el área jurídica de cualquier organización. La herramienta desarrollada gracias a la colaboración entre Spenta y Redexis Gas reúne todas las características y funcionalidades identificadas en los análisis previos a la implementación del producto. La comunicación fluida y constante con los consultores de Spenta ha posibilitado el adecuado avance del proyecto en todo momento.”