¿Qué son?

Una nueva funcionalidad de Dynamics CRM 2016 y Online para la creación de plantillas de documentos en Microsoft Word que permiten mostrar la información de CRM de un registro determinado y de sus entidades relacionadas, tanto 1..N, N..1 y N..N.

Esta nueva funcionalidad es muy útil para la creación, por ejemplo, de cartas, fichas de Compañía, Facturas, etc… ya que además de poder mostrar la información de CRM también podemos introducir otros elementos como imágenes y definir un estilo personalizado, ya que la creación de las plantillas se hace con Word, y permite toda la edición de texto que permite este: tablas, encabezados, texto enriquecido (tamaños, tipo de letra, colores…)

Beneficios

Principalmente ahorro de tiempo y coste, tanto de los usuarios como del personal técnico.

Por un lado su creación, edición y posterior mantenimiento es muy sencillo e intuitivo ya que, recordemos, esto se realiza directamente desde Word, un programa con el que todo el mundo está familiarizado y con el que no se requieren conocimiento técnicos ni avanzados de uso.

Por otro, al permitir mostrar información, no sólo de una entidad concreta, sino también de sus entidades relacionadas, nos da la potencia necesaria para evitar el desarrollo de gran cantidad de Informes que antes sólo podían crearse mediante desarrollo a medida, lo que va a evitar múltiples costes y tiempo de análisis, desarrollo, pruebas y mantenimiento de personal técnico.

 

Creación y edición de las plantillas

Crear y descargar plantilla

 Desde la pantalla principal de CRM dirigirse a “Settings” -> “Templates” -> “Document Templates“. Aquí es donde se encuentra todo el repositorio de Plantillas.

Aquí, en la barra de herramientas hacer clic en “NEW. En la ventana emergente seleccionar plantilla de Word, la entidad principal y hacer clic en “Select Entity“.

La entidad que seleccionemos va ser la entidad para la que esté disponible la plantilla.

En la siguiente ventana se tiene la opción de incluir información en la plantilla de entidades relacionadas a la principal.

Seleccionar las deseadas, hacer clic en “Download Template” y guardar el archivo descargado.

 

Una vez descargada abrirla con Word. El documento aparecerá en blanco.

Antes de comenzar con la edición debemos añadir las opciones de desarrollo de Word. Para ello, desde la pestaña FILE“-> Options” -> “Customize Ribbon, marcar el check “Developer” y aceptar:

Ahora se puede ver en la parte superior la pestaña “DEVELOPER“:

 

Editar plantilla

IMPORTANTE

Existen dos problemas conocidos que pueden causar que durante la edición de la plantilla nuestro documento Word se ralentice, llegando a hacer muy complicado trabajar con él.

Para evitarlo debemos hacer dos cosas:

  1. Cuando añadamos un campo a la plantilla sólo hacerlo de los tipos “Picture” o “Texto Plano“. Esto lo recordaremos más adelante.
  2. Deshabilitar la autocorrección y evitar hacer cambios en los nombres de las campos añadidos, como cambiar las mayúsculas. No olvidemos que al añadir los campos estamos referenciando el nombre del mismo, con lo que este no se puede cambiar. Recordar también que estos textos no van a aparecer en el documento, lo que va a aparecer es el dato del campo, con lo que no hay que preocuparse de su formato.

Deshabilitar la autocorrección en Word

Desde Word, ir hasta FILE” -> “Options” -> “Proofing” -> “AutoCorrect Options“, y deselecionar las opciones de “Capitalize first letter of sentences” y “Automatically use suggestions from the spelling checker“.

También, en las pestañas AutoFormat y AutoFormat as You Type“, deseleccionar la opción de Hyphens (–) with dash (-) “.

Ahora ya se puede comenzar con la edición de la plantilla.

Adición de campos a la plantilla

Para poder trabajar con los campos de las entidades de CRM debemos hacer el mapping. Para ello, en la pestaña “DEVELOPER”, hacer clic en “XML Mapping Pane Mapping“.

En el panel que aparece en la derecha abrir el desplegable y seleccionar la conexión de CRM:

Ahora se puede ver la entidad central seleccionada de la plantilla con todos sus atributos:

Si se va hasta la parte de abajo se observa que también se encuentran las entidades relacionadas que se habían marcado antes de descargar la plantilla, también con todos sus atributos:

Para añadir un campo a la plantilla, hacer clic con el botón derecho sobre al campo que se quiere añadir, seleccionar “Insert Content Control” y en el tipo de campo “Plain Text“. Recordemos que debido a un fallo conocido de Microsoft se debe elegir este tipo o el tipo “Picture”. Al tratarse de un campo de texto seleccionamos Plain Text.

Al hacerlo el campo aparece en el documento de Word.

Después de la edición tendremos algo parecido a lo siguiente. Para la edición hemos utilizado las características estándar de Word de insertar imágenes,

insertar tablas, cambio de tamaño y color de texto, etc.

Las tablas son muy útiles para la ordenación de la información, pudiendo luego ocultar los bordes si no queremos mostrarlos.

En este ejemplo se ha añadido una tablas con la lista de un tipo de registros hijo, los “Invoice_details“. Para ello se hace lo siguiente:

  1. Crear una tabla con una fila y con tantas columnas como campos de la entidad hijo queremos mostrar, y añadirlos en las celdas de las columnas como texto plano. En el ejemplo sólo se ha añadido una columna con la descripción del hijo (description).
  1. Seleccionar toda la tabla.
  2. Sobre el nombre de la entidad hijo, botón derecho y Insert Content Control” -> “Repeating“.

De este modo aparecerán todos los registros hijo relacionados que existan para el registro padre.

Una vez terminada la edición guardar el documento para proceder a cargarlo a CRM.

Cargar plantilla en CRM

En CRM, desde la pantalla de plantillas en “Settings” -> “Templates” -> “Document Templates

Hacer clic en “UPLOAD TEMPLATE“.

En la ventada emergente arrastrar o navegar hasta la ruta local donde se encuentra la plantilla y hacer clic en “Upload“.

Al cargase la plantilla se muestra su información. Puede modificar el nombre por uno más descriptivo.

Importante verificar que esté en estado “Activated” para poder ser utilizada.

Cómo utilizar la plantilla

La plantilla ahora está disponible para utilizar desde un registro del tipo principal que hemos seleccionado, en este caso “Invoice“.

Al seleccionarla se descarga el archivo Word de la plantilla con los datos del registro seleccionado. Solo queda guardar el archivo.

Referencias: