Ya en la SharePoint Conference de marzo, Microsoft anunció el “viaje” de la renovación de infopath como sistema principal para construir formularios. En ella nos comunicaron varias noticias importantes: Infopath tendrá soporte hasta 2023, pero ya no va a evolucionar y está condenado a morir lenta y agónicamente hasta entonces. No hay sustituto actual para él, aunque están trabajando en unos nuevos y integrados formularios de lista de SharePoint que veremos en SharePoint Online (finales de verano 2014), y en SharePoint 2016 (finales de 2015). También presentaron diversas “alternativas”, resumidas en el siguiente cuadro:

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De estas 4 opciones hoy en día (11/06/2014) sólo 2 de ellas están actualmente operativas, las encuestas de Excel y las App Forms (Excel Services para los amigos).

Hoy me centraré en comentar la opción de las encuestas de Excel, realizando un ejemplo concreto y comentando mis conclusiones personales al respecto.

¿Dónde podemos crear una “Excel Survey”? Pues si tenéis contratado un servicio de Excel Online o un Onedrive (que incluye Excel Online). Vamos, no pongáis excusas para probarlo que ¡Este último es gratuito! Podréis crearlo directamente desde ahí, así que vamos a https://onedrive.live.com/, hacemos login y una vez dentro vamos a “Create” y seleccionamos “Excel Survey”

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Se nos abrirá un editor de formularios, extremadamente sencillo, que básicamente nos permite ir añadiendo campos uno debajo de otro, sin opciones de diseño (ni crear varias columnas, ni redimensionar los campos…) excepto arrastrar un campo encima de otro para modificar su orden de aparición.

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Por curioso que parezca los campos de tipo “Number”, “Date” y “Time” se mostrarán con un input de tipo “campo de texto”, no hay “Data selector”. Además la verificación del formato es estricta pero no da pistas de cómo se debe introducir, por lo que aconsejo añadir un “Question Subtitle” del tipo “(dd/mm/aaaa)” cuando usemos este tipo de campos.

De todas formas veremos que las opciones en cuanto a tipo de campos que tenemos aquí estamos realmente limitados.

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Una vez tengamos finalizado nuestro formulario, o simplemente queramos ver una vista previa del mismo, pulsamos el botón “Save and View” al pié del formulario. Así podremos ver lo mismo que verán los usuarios cuando se conecten a la URL del mismo.

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Si queremos publicar el formulario para permitir que el resto de usuarios puedan empezar a rellenarlo, tan solo tendremos que pulsar en “Share Survey” y entonces nos mostrará una pantalla donde veremos una URL de acceso al formulario (que siempre podemos hacer bastante más amigable pulsando en “Shorten link”).

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Hay que tener en consideración algo muy importante aquí: Cualquier persona que tenga ese link podrá mandar una respuesta al formulario y hacer “submit”. Por lo tanto NO HAY SEGURIDAD aplicada a este tipo de encuestas. Esto va a limitar mucho las casuísticas viables en las que nos dejarán usar una Excel Survey, sin duda.

Ahora nuestro formulario ya está publicado y listo para utilizarse. Le pasaremos el link a la encuesta a aquellos usuarios que queramos que la realicen. Cada vez que cada uno de ellos acceda, verá el mismo formulario que vimos nosotros al hacer un “Save and view”, y cuando se complete la encuesta, le aparecerá un mensaje como el de la siguiente imagen:

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¿Y dónde se guardan los resultados de las encuestas? Pues en el propio Excel que hemos generado para la misma. Es por eso que Excel Survey es un tipo de formulario autónomo, que no depende de SharePoint y que no podrá vincularse a ninguna lista del mismo o a ningún Workflow. Si pulsamos sobre el Excel veremos todos los resultados que “la gente” ha ido introduciendo a nuestra encuesta. A partir de aquí podremos construir gráficos y mostrar la información con la potencia que el propio Excel nos brinda.

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Dispondremos además, de las ventajas de Excel Online, como la de visualizar todo el libro Excel o partes del mismo en formato de iframe que podremos enganchar en cualquier página (SharePoint o no). El propio Excel online nos “fabricará” el código según los parámetros que le indiquemos, para que solo tengamos que “copiar y pegar” dicho código en la página de destino. Para acceder a esta opción tendremos que ir al listado de documentos de Onedrive, seleccionar el excel con el botón derecho del ratón y pulsar en “Embed”.

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Hasta aquí nuestro ejemplo de creación de una Excel Survey. Si analizamos lo que hemos visto hasta ahora, nos daremos cuenta de que una encuesta de Excel NO ES UN SUSTITUTO DE INFOPATH, y difícilmente será una alternativa viable al mismo. Está claro que Microsoft ha querido darnos “esperanza” ante la crudeza del tiempo de espera entre que han anunciado la muerte de Infopath y hasta que aparezca su sustituto real (FoSL) suficientemente elaborado, pero en este caso Excel Survey es demasiado sencillo, demasiado independiente de SharePoint, y sin seguridad ninguna en cuanto su acceso, ningún proceso empresarial serio debería utilizarlo. Sí que podríamos encontrar una casuística concreta para su uso: Encuestas informales que queramos realizar perdiendo poco tiempo y que no requieran más que una simple recopilación de respuestas sencillas de un grupo de usuarios.

Y muchos os preguntareis: ¿No hacen las encuestas de SharePoint algo parecido? ¡¡Efectivamente!! y además incluyendo seguridad y lógica de campos como mapeo condicional de preguntas-respuestas. Estas son las encuestas que deberíamos utilizar en entornos corporativos controlados, pero que tampoco pueden formar parte de procesos empresariales, por las limitaciones intrínsecas del concepto “encuesta”, que no equivale a “formulario genérico”.

Así pues, Excel Survey, a mi entender, será estupendo para lanzar sondeos informales a nuestros amigos o compañeros (no quiero pensar únicamente en “¿Dónde quedamos para comer?” y similares), pero si fuera por mí (y entiendo que Microsoft haya querido añadir “bullshit” al evento), lo quitaría del cuadro de herramientas que pueden ayudar a suplir la carencia de Infopath.

Sin embargo, Acces Services (App Forms), es otra historia…

¡Ahí queda eso! ¡Hasta la próxima SharePointeros!